Sistema de registro de horas de TCU

Es un sistema de:

1. registro de actividades
2. clasificación de tareas según objetivos
3. asignación de tareas a estudiantes
4. visualización (digest) del trabajo
5. solicitud de gestiones administrativas
6. información de los proyectos (abierta al público)

Nota: No es un software de gestión de proyectos como Trello, Asana, etc., aunque comparte algunas características importantes y quizá pueda evolucionar hacia eso.

1. Registro de actividades

Son un registro de las horas de trabajo de los estudiantes. Contiene una descripción del trabajo realizado y las horas dedicadas.

2. Jerarquía de objetivos para clasificación de tareas

Cada actividad registrada está asociada con una tarea, que está asociada con la siguiente jerarquía de objetivos y tareas:

flowchart LR
  A[Área] --> B[Proyecto]
  B --> C[Objetivo]
  C --> D[Tarea]
  D --> D
  D -.- E{{Actividad}}

De esta forma, el TCU se divide en áreas de trabajo (por ejemplo: sistemas de información y talleres educativos) en donde hay proyectos. Cada proyecto tiene objetivos. Para completar los objetivos es necesario realizar tareas, las cuales pueden agruparse en tareas relacionadas con otras tareas. A cada tarea se asocian actividades hechas por los estudiantes (horas de TCU).

El siguiente es un ejemplo de la jerarquía de objetivos y tareas:

flowchart TD
    A[Área] --> B1[Proyecto 1] & B2[Proyecto 2]
    B1 --> C1[Objetivo 1] & C2[Objetivo 2]
    C1 --> D1[Tarea 1] & D2[Tarea 2]
    D1 --> E1[Subtarea 1] & E2[Subtarea 2]
    E1 -.- F1{{Actividad 1}}
    E2 -.- F2{{Actividad 2}}
    D2 -.- F3{{Actividad 3}} & F4{{Actividad 4}}

Ejemplo

• Área: sistemas de información
• Proyecto: ferias del agricultor
• Objetivo: crear contenidos para la página web
• Tarea: crear blog de información nutricional
• Tarea subordinada: crear un perfil nutricional del tomate
• Actividades:
  • Búsqueda de información en línea (actividad de 1 hora de persona X)
  • Crear infográfico (actividad de 2 horas de persona Y)
  • Encontrar una receta (actividad de 1 hora de persona Z)
  • …

La descripción de cada nivel está a continuación.

Áreas

• Editan: profesores

Divide los proyectos en áreas temáticas. Actualmente hay dos:

• Sistemas de información
• Talleres y material educativo

Proyectos

• Editan: profesores

Planificación que consiste en un conjunto de objetivos que se encuentran interrelacionados y coordinados (Wikipedia). Por ejemplo:

• Sistema de información de transporte público
• Sistema de información de ferias del agricultor

Objetivos

• Editan: profesores

Cada uno de los objetivos específicos del proyecto, que describe un resultado entregable.

Tareas

• Editan: profesores y estudiantes

Cada una de las tareas que son necesarias para cumplir los objetivos. Las tareas pueden subordinarse unas a otras indefinidamente y se pueden realizar actividades (registrar horas) en cada una de ellas. Por ejemplo:

flowchart LR
  A[Tarea 1] --> B[Tarea 1.1]
  A -.- A1{{Actividad}}
  B -.- B1{{Actividad}}
  B --> C[Tarea 1.1.1]
  C -.- C1{{Actividad}}
  C --> D[Tarea 1.1.1.1]
  D -.- D1{{Actividad}}

Actividades

Es la unidad mínima de trabajo, la forma en que se registran horas de TCU. No es una tarea por sí misma, ya que una tarea puede realizarse con una o más actividades. Cada actividad debe estar asociada con una tarea, que a su vez está asociada con otra tarea o con un objetivo y este con un proyecto. Por ejemplo:

• Actividad: 3 horas de reunión con la comunidad de San Gabriel, para la tarea de recopilación de historia de los buses en el pueblo, en el objetivo de creación de contenido para la página web del proyecto de sistemas de información de transporte público.

3. Asignación y estado de tareas

Una tarea puede tener cero, una o más personas trabajando. Las tareas tienen varios estados: en progreso, ociosa (idle), finalizada.

4. Paneles de administración

Es la componente de visualización de tareas, en forma de digest de la información o panel (dashboard) administrativo. Debe contestar a las siguientes preguntas de interés:

Para profesores

Por cada proyecto, objetivo, meta o tarea

• ¿Cuántas personas y quiénes están trabajando?
• ¿Cuántas horas se han dedicado?
• ¿Cómo se distribuye el trabajo en el tiempo? (ref. GitHub)
• ¿Quién le está dedicando más tiempo? Ránking de horas por estudiante
• ¿Cuáles tienen más trabajo (tiempo) dedicado? Ránking por horas

Por cada estudiante

• Horas totales
• Avance del período de ejecución
• "Factor de avance" (porcentaje de horas / porcentaje de período de ejecución)
• Tareas (y metas, objetivos y proyectos) en las que está trabajando

También se puede seleccionar una categoría de estas y comparar una selección de estudiantes.

Para estudiantes

Pueden conocer información como:

• Horas totales
• Avance del período de ejecución
• Factor de avance (porcentaje de horas / porcentaje de período de ejecución)
• Tareas (y metas, objetivos y proyectos) en las que está trabajando

5. Solicitudes de gestiones administrativas

Hay varias gestiones administrativas importantes para los estudiantes durante el TCU:

• Solicitud de pasantía en otro TCU
• Solicitud de finalización de TCU
• Solicitud de prórroga
• (Otros que disponga el reglamento)

La página permite registrar estas solicitudes para que la coordinación haga los trámites respectivos (envío de oficios a las VAS).

6. Páginas de proyectos

Son páginas de acceso público que muestran los proyectos en los que trabaja el TCU.

Podrían tener una sección privada donde hay más estadísticas sobre el trabajo hecho en cada proyecto.

• Nombre
• Descripción (un texto con formato)
• Ubicación
• Área (link a áreas)
• Objetivo general
• Objetivos específicos (link a objetivos)
• Tareas (link a tareas)
• Fotografías

7. Páginas del sitio

Para profesores

Este es el acceso que tienen las y los profesores en el sitio:

graph TD
    A[Página del TCU] -->|Login: Profesor| B(Resumen del sistema de horas)
    B --> C{Menú}
    C --> D(Actividades)
    C --> E(Tareas)
    C --> F(Proyectos)
    C --> G(Áreas)
    C --> H(Trámites)
    C --> I(Estudiantes)

    D -->|registradas| J(CRUD)
    E -->|registradas| K(CR)
    F -->|existentes| L(CRU)
    G -->|existentes| M(CRUD)
    H -->|creados| N(CRUD)
    I -->|matriculados| O(CRUD)

Nota: C (crear, create), R (leer, read), U (actualizar, update), D (eliminar, delete).

Para estudiantes

Este es el acceso que tienen las y los estudiantes en el sitio:

graph TD
    A[Página del TCU] -->|Login: Estudiante| B(Resumen del sistema de horas)
    B --> R{{Registro de actividades}}
    B --> C{Menú}
    C --> D(Actividades)
    C --> E(Tareas)
    C --> F(Proyectos)
    C --> G(Trámites)

    D -->|registradas| H(CRUD)
    E -->|asignadas| I(CRU)
    F -->|existentes| J(R)
    G -->|creados| K(CR)

Nota: C (crear, create), R (ver, read), U (actualizar, update), D (eliminar, delete).

Base de datos

La base de datos está hecha con SQLite3 (por defecto en Django) que para su capacidad de almacenamiento y las demandas del sistema parece suficiente.

erDiagram
  Areas ||--o{ Proyectos : tienen
  Proyectos ||--o{ Objetivos : "compuestos de"
  Objetivos ||--o{ Tareas : "realizados con"
  Tareas ||--o{ Tareas : "subordinadas a otras"
  Tareas ||--o{ Actividades : "donde se registran"
  Estudiantes ||--o{ Actividades : "realizan"
  Estudiantes }o--o{ Tareas : "asignadas a"
 
  Areas {
    CharField nombre
    TextField descripcion
  }
  Proyectos {
    ForeignKey area FK
    CharField nombre
    TextField descripcion
    ForeignKey profesor FK
    CharField ubicacion
  }
  Objetivos {
    TextField descripcion
    ForeignKey proyecto FK
    BooleanField general
  }
  Tareas {
    CharField nombre
    TextField descripcion
    ManyToManyField estudiante FK
    ForeignKey objetivo FK
    ForeignKey subordinado_a FK
    ForeignKey creado_por FK
    DateField fecha_creacion
    DateField fecha_limite
    BooleanField urgente
    CharField estado
  }
  Actividades {
    ForeignKey estudiante FK
    ForeignKey tarea FK
    TextField descripcion
    DateField fecha
    IntegerField horas
    CharField estado
  }
  Estudiantes {
    CharField nombre
    ForeignKey carrera FK
    DateField fecha_inicio
    DateField fecha_final
    CharField estado
    ForeignKey tutor FK
  }

Nota: algunos de los campos indicados en este diagrama no están implementados todavía.