L'Association se nomme Ruby Belgium, en abbrégé "rb".
Le siège social de l'Association est à 62 Hollekensweg, 1630 Linkebeek dans l'arrondissement judiciaire de Hal-Vilvorde. Tout changement du siège social est de la compétence exclusive de l'Assemblée Générale qui votera sur ce point.
L'Association est constituée pour une durée de temps indéterminée.
L'assocation a objetif de promouvoir le language de programmation Ruby et de supporter la communauté belge Ruby. En ce sens, l'Association:
- organise et/ou supporte des évènements pomouvant Ruby et/ou rassemblant les développeurs Ruby;
- oeuvre en Belgique pour l'éducation et la diffusion de Ruby;
- effectue tout autre acte, opération, ou autre activité économique sous la condition qu'il serve les objectifs de l'Association.
L'Association est composée de membres adhérents et effectis.
Un membre peut avoir l'un des deux statuts suivants:
- membre adhérent - toute personne ayant payé leur cotisation annuelle et ayant participé à une ou plusieurs activités de l'Association;
- membre effectif - tout membre adhérent ayant été admis en tant que membre effectif par l'Assemblée Générale par la majorité simple des votes présents ou représentés.
Le nombre de membres adhérentts est illimité.
Le nombre de membres effectifs ne peut être inférieur à 3. Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux membres par la loi et les présent statuts.
Tout membre (adhérent, effectif) est réputé adhérer aux statuts de l'Association.
L'Association maintient un registre des membres effectifs, sous la responsabilité du conseil d'administration. Toutes les décisions d'admission, de démission, ou d'exclusion des membres effectifs sont inscrites au registre à la diligence du conseil d'administration.
Tout membre, de même que tout administrateur, est libre de se retirer de l'Association en envoyant sa lettre de démission par email ou courrier postal adressée au conseil d'administration.
Est en outre réputé démissionnaire:
- le membre, étant une personne morale cessant d'exister selon les lois de constitution en société du pays, ou étant une personne physique après sa mort;
- le membre qui ne remplit les conditions exigées pour son admission telles que précisées à l'Article 6;
- le membre qui ne paie pas sa cotisation un mois après le rappel envoyé par email; ou
- le membre effectif qui n'est pas présent ou réprésenté à deux Assemblées Générales consécutives.
L'exclusion d'un membre, de même que d'un administrateur, est prononcée uniquement par l'Assemblée Générale à la majorité des 2/3 des voix présentes ou représentées.
À titre provisoire jusqu'à la décision de l'Assemblée Générale, le Conseil d'Administration peut suspendre tout membre coupable d'infraction grave aux lois, aux statuts, ou au réglement d'odre intérieur, ou en cas de toute autre action pouvant porter préjudice à l'Association ou ses membres.
L'exclusion d'un membre ou d'un administrateur requière les conditions suivantes:
- la convocation régulière d'une Assemblée Générale où tous les membres effectifs doivent être convoqués;
- la mention dans l'ordre du jour de l'Assemblée Générale de la proposition d'exclusion avec la mention, au moins sommaire, de la raison de cette proposition;
- la décision de l'Assemblée Générale doit être prise à la majorité des 2/3 des voix des membres effectifs présents ou représentés mais aucun quorum de présence n'est exigé;
- le respect des droits de la défense, c'est-à-dire l'audition du membre dont l'exclusion est demandée, si celui-ci le souhaite;
- la mention dans le registre de l'exclusion du membre effectif; et
- la décision devra impérativement être prise par vote secret.
En aucun cas, un membre démissionnaire, suspendu, ou exclu ainsi que les héritiers ou ayant droit du membre décédé n'ont un quelconque droit sur le fonds social de l'Association. Un membre démissionnaire, suspendu ou exclu ne peut pas réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de compte, ni apposition de scellés, ni inventaires, ni réclamer un remboursement de ses cotisations ou de dons de quelque nature que ce soit qu'il aurait faits au profit de l'Association, et ce en accord avec l'article 16.
L'Assemblée Générale est composée de tous les membres effectifs et est présidée par le Président.
Les membres adhérents peuvent y être invités mais ils n'ont pas droit de vote.
Le président de l'Assemblée :
- prononce l'ouverture et la clôture de l'Assemblée;
- collecte les procurations;
- vérifie si le quorum est atteint, modère les discussions, et donne la parole aux participants;
- soumet les propositions au vote;
- proclae les décisions prises par l'Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale est le pouvour souverain de l'Association, elle est notamment compétente pour :
- la modification des statuts;
- la nomination et la révocation des administrateurs et des vérificateurs aux comptes;
- l'approbation des budgets et des comptes;
- la décharge à octroyer aux administrateurs et aux vérificateurs des comptes;
- l'exclusion des membres;
- la dissolution de l'Association;
- la transformation éventuelle en société à finalité sociale;
- tous les cas exigés dans les statuts.
Tous les membres effectis sont convoqués à l'Assemblée Générale Ordinaire. Elle est organisée au moins une fois par an, dans les 6 premiers mois de l'exercice social.
L'Assemblée Générale est convoquée par l'administrateur choisi par le Conseil d'Administration. La convocation est envoyée par email au moins 15 jours avant la date de l'Assemblée. La convocation mentionne la date, l'heure, le lieu, et l'ordre du jour de l'Assemblée.
Une Assemblée Générale Extraordinaire doit être convoquée lorsqu'un cinquième des membres effectifs en fait la demande écrite ou lorsqu'au moins 3 administrateurs la demandent.
Tous les membres effectifs ont un droit de vote égale à l'Assemblée Générale. Tout membre effectif peut être représenté par un autre membre effectif à qui il donne une procuration écrite. Tout membre ne peut avoir plus de 3 procurations.
Les décisions sont prises à la majorité simple des votes présents ou représentés, excepté pour les cas où il en est décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
En cas de partage des votes, le point est reporté à la prochaine Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale ne peut valablement décider de la dissolution de l'Association ou des modifications des statuts que conformémement à la loi. Toute modification des statuts doit être soumis, au plus un mois après sa décision, au Greffe du Tribunal de Commerce pour être publiée aux "Annexes du Moniteur Belge".
Pour chaque Assemblée Générale, un administrateur établit un procès verbal collectant les décisions prises par l'Assemblée. Ce procès verbal sera publié sur la mailing liste de l'Association dans les sept jours suivant l'Assemblée et mis à disposition de tout membre effectif qui en fait la demande.
Le Conseil d'Administrateur est composé au moins des trois administrateurs suivants :
- le Président,
- le Trésorier, et
- le Secrétaire.
Les administrateurs sont élus pour un mandat d'un an par l'Assemblée Générale.
En cas d'un poste d'administrateur vacant, en particulier lorsque les administrateurs sont en nombre insuffisant, une Assemblée Générale doit être convoquée pour élire un nouvel administrateur.
Le Conseil d'Administration se réunit autant de fois qu'il est nécessaire. Il est convoqué par au moins un administrateur. Il est généralement présidé par le Président, mais un autre administrateur peut le présider s'il en a été décidé ainsi au début de la réunion.
Le Conseil d'Administrateur ne peut délibérer que lorsqu'au moins 2 administrateurs sont présents.
Un administrateur collecte les décisions et les votes, et en établit un procès verbal. Le procès verbal est mis à la disposition des membres effectifs sur sa simple demande.
Le Conseil d'Administrateur a les pouvoirs les plus étendus pour l'administration et la gestion de l'Association. Il peut nottament, sans que cette énumération soit exhaustive :
- faire et passer tous les actes et contrats;
- ouvrir et gérer les comptes bancaires;
- accepter tous legs, subsides, donations et transferts;
- renoncer à tous droits;
- représenter l'Association en justice, tant en défendant qu'en demandant;
- nommer et révoquer le personnel de l'Association.
Tous les pouvoirs qui ne sont pas explicitement réservés par la loi ou les statuts à l'Assemblée Générale peuvent être exercés par le Conseil d'Administration.
Tous les administrateurs agissent pour l'Association en concordance de ses objectifs et statuts. Certains administrateurs peuvent avoir un rôle différent comme défini comme suit.
Le Président :
- représente la figure officielle de l'organisation;
- représente l'organisation aux évènements publics;
- préside les réunions du Conseil d'Administration et les Assemblées Générales.
Le Trésorier :
- tient la comptabilité des dépenses et revenus;
- prépare les rapports annuels.
Le Secrétaire :
- établit les procès verbaux des Assemblées et des réunions du Conseil;
- assiste le président et le trésorier dans leur rôle respectif.
Ces 3 rôles doivent être assignés.
Le Conseil d'Administration peut décider de déleguer certains tâches à un ou plusiers membres effectifs ou adhérents afin d'atteindre leurs objectifs.
Dans l'exercice de leurs mandats, les administrateurs ne peuvent recevoir aucune rémunération ou honoraire d'aucune sorte, que ce soit en numéraire ou en nature. Cette clause est aussi valable pour l'exercice de fonctions autres que celle d'administrateur qu'ils exerceraient au sein de l'association. Cependant, des frais dûment justifiés qu'ils encourent dans le cadre de leur fonction au nom de l'association peuvent leur être remboursés.
Tout membre effectif ayant au moins 18 ans peut être élu. La date de dissolution du Conseil d'Administration est décidée par l'Assemblée Générale. Lors de cette même Assemblée, les nouveaux administrateurs sont élus. Le quorum réuni doit être d'au moins d'une simple majorité pour élection valide. Le nouveau Conseil commence lorsque le précédent est dissout.
Les membre effectif qui se présente à l'élection des administrateurs doit envoyé son intention au Conseil d'Administration afin d'être repris dans l'ordre du jour.
Les règles sont les mêmes que celles décrites à l'Article 8.
L'exercice social commence le 1er Janvier et se termine le 31 Décembre.
Les comptes de l'exercice social écoulé et le budget pour le prochain exercice seront soumis annuellement à l'approbation de l'Assemblée Générale par le Conseil d'Administration. Ces documents portent sur les recettes et les dépenses de l'exercice financier, les actifs et le passif.
L'Assemblée Générale peut désigner un vérificateur aux comptes, nommé pour un an et rééligible, chargé de vérifier les comptes de l'association et de lui présenter son rapport annuel.
Les opérations bancaires relevant de la gestion journalière de l'association sont signées par l'administrateur désigné à cette tache, le trésorier.
Le montant de la cotisation dont le maximum ne peut dépasser 100 EUROS est fixé annuellement par l'Assemblée Générale.
Un Règlement d'Ordre Intérieur peut être présenté par le Conseil d'Administration à l'Assemblée Générale et soumis à son approbation. Sa modification doit être approuvée par l'Assemblée avec une majorité simple des votes présents ou représentés.
Tout ce qui n'est pas explicitement établi dans les présents statuts ou la loi le sont par le Règlement d'Ordre Intérieur.
En cas de dissolution de l'Associaiton, l'Assemblée Générale :
- désigne 2 liquidateurs,
- détermine leurs pouvoirs, et
- indique l'affectation à donner à l'actif net de l'avoir social.
Cette affection doit être obligatoirement en faveur d'une association oeuvrant pour la promotion, l'éducation, ou la distribution de Ruby.
L'Association Ruby Belgium est fondée par :
- Joren De Groof (Grensstraat 14, 9000 Gent),
- Hannes Fostie (Marktweg 67, 9500 Geraardsbergen),
- Christophe Philemotte (Hollekensweg 62, 1630 Linkebeek),
- Yannick Schutz (Rue du 15 Août 13, 4430 Ans), et
- Oana Sipos (Diestsestraat 50/2, 3000, Leuven).
Ils forment le premier Conseil d'Administrateur et assigne les rôles obligatoires comme suit :
- Christophe Philemotte comme Président,
- Oana Sipos comme Secrétaire, et
- Joren De Groof comme Trésorier.
Ils décident que le premier exercice social se terminera le 31 Décembre 2015.